Bankvirksomheten

Haugesund Sparebank er en lokal og selvstendig sparebank med kjernevirksomhet innenfor bankdrift og verdipapirforetak. I tillegg har banken eierandel i selskap som driver beslektet virksomhet, Verd Boligkreditt AS, samt eiendomsmegling gjennom Eiendomsmegler A. Banken har dessuten strategiske investeringer i produktselskaper innen forsikring, leasing og verdipapirhandel. Banken søker å ivareta sitt samfunnsansvar ved direkte utøvelse eller ved å påvirke til samme for hele virksomheten.

I løpet av 2021 har banken styrket arbeidet med å utvikle rutiner og retningslinjer for å bevisstgjøre og konkretisere bankens rolle knyttet til etikk og samfunnsansvar i enda sterkere grad enn tidligere, og vil ha høyt fokus på dette også i tiden fremover. Kjernen i finansnæringens samfunnsansvar er å skape verdier og drive lønnsomt uten at det skjer på bekostning av menneskene rundt oss, miljøet eller i strid med grunnleggende etiske prinsipper.

Samfunnsansvar

Som en lokal og selvstendig sparebank har Haugesund Sparebank et betydelig samfunnsansvar. Dette ansvaret har sitt utgangspunkt i bankens forretningside hvor det framgår at «Haugesund Sparebank skal være en kundeorientert, attraktiv og selvstendig sparebank med lokal forankring. Banken skal drive etter sunne økonomiske prinsipper, til beste for kundene, eiere og ansatte, og skal bidra til vekst og utvikling i lokalsamfunnet.”

Haugesund Sparebanks primærvirksomhet faller innenfor begrepet tradisjonell bankdrift. I dette ligger tjenester og produkter innen innskudd, utlån, samt betalingsformidling. Kredittgivning ansees å være den delen av bankdriften som i størst grad berører samfunnet og bankens overordnede og uttalte ansvar. Banken tilstreber seg å utvise en ansvarlig praksis innen kredittgivning. Dette gjelder i særlig grad hensynet til lån til private, hovedsakelig boliglån. Bankens retningslinjer for kredittgivning innebærer blant annet en grundig vurdering av kundens økonomiske situasjon og evne til å betjene et lån. Sikkerhet alene er ikke tilstrekkelig, da konsekvensene av mislighold av et låneforhold vil kunne ramme låntaker uavhengig av underliggende sikkerhet og pant. Tilsynsmyndighetene fastsetter de overordnede rammer og føringer for kredittgivning, bl.a. legges det til grunn at kunders tilgjengelige likviditet skal være tilstrekkelig for å betjene et lån med dagens vilkår i tillegg til et tenkt scenario der rentenivået skulle øke i betydelig grad.

Grønn konkurransekraft og bærekraftig utvikling

Haugesund Sparebanks bærekraftstrategi  tydeliggjør og er retningsgivende for arbeid med bærekraft, og støtte medarbeidere og ledere i beslutninger og daglig arbeid. Strategien skal også tydeliggjøre overfor kunder og investorer hvordan bærekraft er integrert i Haugesund Sparebanks virksomhet og hvordan det påvirker våre beslutninger.

Formålet med strategien er følgende:

• Sikre en tydelig og felles retning gjennom definerte mål
• Sørge for positiv påvirkning på både miljø (Environmental), samfunn (Social) og styringsmessige forhold (Governance)
• Definere rammer for bankens arbeid med bærekraft, herunder en klar ansvarsfordeling

Strategien ligger til grunn for både strategiske beslutninger og løpende operativt arbeid. Den må videre ses i sammenheng med andre interne styrende dokumenter, herunder Retningslinjer for etikk og samfunnsansvar.

Haugesund Sparebank støtter opp om alle FNs 17 bærekraftmål.

Basert på innsiktsarbeid og dialog med interessentene våre, har vi definert fire bærekraftmål som vi mener vi har særskilte muligheter til å påvirke gjennom vår rolle både som arbeidsgiver, samfunnsaktør, investor, långiver, tilrettelegger og leverandør av finansielle tjenester.

• Mål 5: Likestilling mellom kjønnene
• Mål 8: Anstendig arbeid og økonomisk vekst
• Mål 11: Bærekraftige byer og lokalsamfunn
• Mål 13: Stoppe klimaendringene

 

Finans Norge også har formulert et veikart for grønn konkurransekraft i finansnæringen. Veikartet inneholder anbefalinger som er rettet direkte til bankens opptreden i ulike sammenhenger, herunder ved kredittgivning. Haugesund Sparebank har fokus på disse anbefalingene, og vil i tiden fremover øke fokuset ytterligere på dette.

Bærekraftig virksomhet – Miljøfyrtårn

Strategi og mål skal reflektere klare mål knyttet til sosiale effekter og miljømessige konsekvenser. Alle bankens kontorer er miljøfyrtårn og banken er en sertifisert miljøfyrtårnbedrift. Vi skal arbeide aktivt for langsiktig å redusere miljøbelastningen fra virksomheten. Ambisjonen er å få en økt integrasjon av miljø- og bærekrafthensynet i den tradisjonelle bankvirksomheten. Samhandling med kunder kan gi stor effekt. Innenfor tradisjonell bankvirksomhet er det flere områder som peker seg ut, herav kredittvirksomhet og utlånspolicy, innskudd og funding, samt egen og kunders kapitalforvaltning.

Bærekraftige innkjøp

Banken har sin virksomhet i Norge og møter ikke store utfordringer knyttet til menneskerettigheter i sin daglige virksomhet. Gjennom valg av produkter og leverandører ønsker banken å fremme støtte og respekt for anerkjente menneskerettigheter.

Investeringer

Haugesund Sparebank har investeringer i verdipapirer og verdipapirfond. I det aller vesentligste utgjøres dette via rentebærende finansielle instrumenter utstedt av stat, kommuner og finansinstitusjoner. Det er fastsatt interne rammer og retningslinjer for investeringsvirksomheten, og disse behandles årlig av styret.

Sponsoraktivitet og gavefond

En viktig del av bankens samfunnsansvar og strategiske satsning er å gi tilbake en del av bankens overskudd til gode formål.

Bankens samfunnsansvar ivaretas også ved at vi er engasjert i aktiviteter for å imøtekomme spesifikke utfordringer i lokalsamfunnet. Her kan blant annet nevnes vår gode kontakt med skoler og barnehager og ikke minst våre samarbeidsavtaler med en stor del av regionens foreninger, klubber og lag. Gjennom samarbeidsavtaler bidrar banken både med sponsormidler og på annen måte til en positiv utvikling innen både idrett, kultur og for veldedige, ideelle organisasjoner. Bankens gavevirksomhet er betydelig og vi støtter en rekke allmennyttige formål i regionen ved vår gavevirksomhet. I 2021 ble det utdelt 65 gaver og inngått 91 sponsoravtaler.

Organisasjon og etikk

De ansatte er bankens viktigste ressurs. Trivsel på arbeidsplassen er viktig for banken, kundene og de ansatte. Banken skal ha en aktiv holdning til HMS og arbeidstakerforhold og hindre diskriminering i alle dimensjoner. Målrettet HMS-arbeid vil være positivt for bankens ansatte og bidra til at banken fortsatt vil være en god og attraktiv arbeidsplass. Basert på bestemmelsen i arbeidsmiljøloven har vi etablert retningslinjer og varslingsrutiner for håndtering av mobbing og trakassering på arbeidsplassen. Vi har høye krav til etiske retningslinjer som er regulert i egne retningslinjer for etikk og samfunnsansvar.

Haugesund Sparebank er opptatt av å levere tjenester som er forankret i solid etisk adferd. Banken er tilknyttet Finansnæringens autorisasjonsordninger, og legger til grunn reglene for god skikk i kundekommunikasjon og rådgivningsvirksomhet. Banken stiller på generell basis krav til at rådgivere skal ha autorisasjon. Ved utgangen av 2021 hadde banken 25 medarbeidere som er autoriserte finansielle rådgivere. I fagplanen til denne utdannelsen inngår etikk som ett av seks kompetanseområder, og det inngår i både den teoretiske og praktiske prøven som avlegges. Etiske problemstillinger inngår også i den årlige, faglige oppdateringen som gjennomføres.

Samtlige ansatte pålegges å sette seg inn i og undertegne bankens etiske retningslinjer. I tillegg gjelder egne regler for adferd når det gjelder anvendelsen av IKT og datasikkerhet.

Bankens etiske retningslinjer fastslår at medarbeidere i Haugesund Sparebank ikke må motta vederlag i noen form fra kunder, meglere, leverandører eller andre forretningsforbindelser. Dette fordi slike ytelser kan være egnet til å påvirke den enkeltes beslutninger om forvaltningen av betrodde midler. Ingen medarbeider må derfor motta personlige gaver utover mindre oppmerksomheter, uten at dette rapporteres skriftlig og godkjennes av overordnede. Gaver omfatter ikke bare materielle gjenstander, men også andre fordeler, eksempelvis i form av personlige rabatter ved kjøp av varer og tjenester.

Samtlige medarbeidere er underlagt egne regler og retningslinjer for habilitet og taushet i eksterne og interne forhold. Habilitetsreglene innestår for at den enkelte medarbeider i sitt virke i banken ikke skal behandle lån, fastsette forretningsvilkår eller på annen måte foreta vurderinger på vegne av banken.

Økonomisk kriminalitet

Haugesund Sparebank jobber aktivt for å motvirke økonomisk kriminalitet som hvitvasking, terrorfinansiering, skatteunndragelse og korrupsjon. Dette er en del av vårt samfunnsansvar. Våre hovedoppgaver er å gjennomføre virksomhetsinnrettet risikovurdering av bankens virksomhet, gjennomføre kundekontroll, undersøkelser av mistenkelige forhold, samt rapportere mistenkelige transaksjoner til Økokrim. Banken bruker mye ressurser på området og alle avdelinger i banken har føyt fokus på dette arbeidet.

Redegjørelse om foretaksstyring

Norsk Anbefaling for Eierstyring og Selskapsledelse danner grunnlaget for virksomhetsstyringen i Haugesund Sparebank.

Virksomhetsstyring er alle de aktivitetene banken utfører for å styre gjennomføringen av strategier på en best mulig måte.

Effektiv virksomhetsstyring krever at ledelsen har riktig og relevant styringsinformasjon, at overordnede mål er konsistent brutt ned på de ulike nivåene i organisasjonen med tydelig definert ansvar og myndighet og at styringsprosessene er effektive og støttet av riktig bruk av teknologi. I tillegg innebærer god virksomhetsstyring at man evner å etablere en prestasjonskultur som motiverer de ansatte på en slik måte at de har fokus på det som er viktig for verdiskapning i organisasjonen.

Derfor omfatter Haugesund Sparebanks virksomhetsstyring arbeidet med styringsinformasjon, organisering, prosesser og teknologi knyttet til alt fra utvikling og konkretisering av strategier i et sett av planer og budsjetter, til det å rapportere, følge opp og korrigere selve gjennomføringen av strategier.  DSS samarbeidet har de siste årene utviklet seg til å enda sterkere bygge opp under arbeiet med foretaksstyring.

Styrende organer

Øverste organ er generalforsamlingen, som har 24 medlemmer, hvorav 13 er valgt av kundene, 5 av egenkapitalbeviseierne og 6 av de ansatte i banken. Generalforsamlingen fastsetter bankens vedtekter, vedtar bankens regnskap, disponerer overskudd og velger styre, ansvarlig revisor og valgkomite. Det er foreløpig ikke valgt å åpne for elektronisk kundevalg til generalforsamlingen.

Styret leder bankens virksomhet i samsvar med lover, forskrifter og vedtak fattet av generalforsamlingen. Styret er ansvarlig for at de midler banken rår over forvaltes på en trygg og hensiktsmessig måte. Styret har også plikt til å påse at bokføring og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll. Videre skal styret sørge for at banken har en forsvarlig organisering, tilstrekkelig kvalifisert personell og klare ansvarslinjer. Styret har 8 medlemmer, inkludert 2 medlemmer valgt av de ansatte, og 5 varemedlemmer, hvorav 3 varamedlem for eksterne styremedlemmer og 2 varamedlem for ansattrepresentantene. Styrets medlemmer og varamedlemmer velges av generalforsamlingen for to år.

Det er i henhold til styrets instruks utarbeidet og vedtatt en egen årsplan/årshjul for styret.

Styret foretar en årlig egenevaluering av sitt virke med hensyn til arbeidsform, saksbehandling, møtestruktur og prioritering av oppgaver. I tillegg foretas en evaluering av hvilken kompetanse styret besitter.

Bankens generalforsamling fastsetter styrets honorar. Utover styrehonorar utdeles ingen godtgjørelse til styret.

Risikostyring og Internkontroll

God risiko- og kapitalstyring er sentralt i Haugesund Sparebanks langsiktige verdiskapning. De overordnede målene til banken følger av strategidokumentet. Fokus settes på å sikre bankens konkurranseevne, og oppnå en solid egenkapitalavkastning. De strategiske målene til banken balanseres mot bankens risikoevne og –vilje. Risiko- og kapitalvurderinger er en integrert del av ledelsens beslutningsprosesser og et sentralt element hva angår organisering, rutiner og systemer. Bankens risikostyring er knyttet opp mot hovedområdene kredittrisiko, markedsrisiko, likviditetsrisiko og operasjonell risiko.

Bankens prinsipper og rammer for risikostyring og intern kontroll er nedfelt i en egen policy for risikostyring. Dette er bankens rammeverk for god styring og kontroll. Policyen gir føringer for bankens overordnede holdninger til risikostyring og skal sikre at banken har en effektiv og hensiktsmessig prosess for dette. Ansvaret for gjennomføring av bankens risiko- og kapitalstyring og kontroll er delt mellom bankens styre, ledelse og operative enheter.

Styret har ansvar for å påse at banken har kapital som er tilstrekkelig ut fra ønsket risiko og bankens virksomhet, samt sørge for at banken er tilstrekkelig kapitalisert ut fra regulatoriske krav. Styret vedtar også bankens mål og rammer innenfor alle risikoområder. Rapportering til styret om mål og rammer finner sted kvartalsvis i risikorapport utarbeidet av leder for risikostyring og compliance. Styret foretar årlig en gjennomgang av risikostyring og internkontroll. Styret mottar dessuten kvartalsvis en samlet risikorapport som dekker alle risikoområdene, herunder kreditt-, operasjonell-, markeds- og likviditetsrisiko, hvor status i forhold til rammer og måltall på de respektive risikoområdene framgår.

Administrerende banksjef har ansvaret for bankens samlede risikostyring, herunder utvikling av gode modeller og rammeverk for styring og kontroll. Bankens leder for risikostyring og compliance ivaretar viktige funksjoner knyttet til styring, kontroll, rapportering og analyse, og har ansvar for bankens modellverk for risiko- og kapitalstyring. Leder for risikostyring og compliance rapporterer administrativt til administrerende banksjef, og for å opprettholde uavhengighet, direkte til styret. Det er utarbeidet instruks for både risikostyring og compliance. Vedrørende compliancerisiko har ansvarlig for compliance et overordnet ansvar for å kontrollere at lov- og regelverk blir implementert. Videre er ansvaret å bistå styret, ledelse og forretningsområder mot at brudd på myndighetsfastsatte og interne regler ikke oppstår.

Kredittkomiteer behandler større engasjementer og saker av spesiell karakter.

Alle ledere i Haugesund Sparebank har ansvar for å styre risiko og sikre god internkontroll innenfor eget område i tråd med bankens vedtatte risikoprofil. I bankens policy for internkontroll har styret fastsatt prinsippene og gjort de nødvendige overordnede prioriteringer, herunder internkontrollens omfang og aktivitetsområder. Videre er det utarbeidet instruks vedrørende lederes ansvar for den interne kontroll, hvor det blant annet fremgår informasjon om krav til gjennomføring og minimum årlig rapportering.

Bankens økonomiavdeling har ansvar for fagområdene finansiell rapportering, intern økonomistyring, skatt, avgift og internkontroll over finansiell rapportering. Herunder følger ansvar for kvartalsvis finansiell rapportering i samsvar med gjeldende lovgivning, regnskapsstandarder og fastsatte regnskapsprinsipper for banken.

Det samlede styret utgjør bankens revisjons- og risikoutvalg. Som revisjonsutvalg forbereder styret oppfølging av regnskapsrapporteringsprosessen, overvåker systemene for internkontroll og risikostyring, herunder bankens internrevisjon, har kontakt med bankens eksterne revisor om revisjon av årsregnskapet, vurderer og overvåker revisors uavhengighet og gjennomgår årlig sitt mandat og arbeidsform og anbefaler eventuelle endringer i arbeidsplan overfor styret. Som risikoutvalg omfatter arbeidsoppgavene bankens risikostrategi, bankens risikotoleranse, bankens risikostyring og internkontroll vedr. økonomiske og operasjonelle risikoer, gjennomgang og oppfølging av overordnet risikorapportering og oppfølging av intern revisors arbeid/rapporter. Det samlede styret utgjør også bankens godtgjørelsesutvalg.

Bankens internrevisjon leies inn fra RSM, og er valgt av bankens styre. RSM sin oppdragsansvarlig er Alf Rune Sveen som rapporterer direkte til styret. Hovedoppgaven til internrevisor er å vurdere om den etablerte risikostyringen og internkontrollen fungerer som forutsatt. I tillegg skal internrevisor bidra til å forbedre bankens risikostyring og internkontroll. Det utarbeides årlig en internrevisjonsplan basert på internrevisors risikovurderinger og samtaler med ledelsen, eksternrevisor og styret. Styret vedtar årsplan og budsjett. For hvert internrevisjonsprosjekt blir det utarbeidet revisjonsrapporter med forslag til forbedringstiltak som presenteres risikoeier og administrerende banksjef. Sammendrag fra rapportene, inkludert anbefalinger, presenteres styret. Status på tidligere anbefalinger følges opp av internrevisor.

Ekstern revisjon utføres av Deloitte AS ved statsautorisert revisor Else Holst-Larsen. Revisor velges av generalforsamlingen, og avgir årlig revisjonsberetning. Revisor har minst et årlig møte med styret hvor beretning fra revisor blir presentert og kommentert. Styret i banken har minst ett møte med revisor uten at administrerende banksjef er tilstede.

Styret i Haugesund Sparebank legger til grunn at banken skal være forsvarlig kapitalisert. Gjennomgangen av bankens viktigste risikoområder, samt kapitalvurderinger (ICAAP) gjennomføres minst en gang årlig og behandles av styret. Bankens kapitalmål skal være basert på reell risiko i virksomheten supplert med effekt av ulike stresscenario.

Bankens etiske retningslinjer omfatter varslingsplikt for ansatte ved kritikkverdige forhold, herunder brudd på interne retningslinjer, lover og forskrifter, og fremgangsmåte for hvordan slik informasjon skal avgis.

Virksomheten i Haugesund Sparebank er underlagt tilsyn av Finanstilsynet. I tillegg til stedlige tilsyn, gjennomgår Finanstilsynet bankens års- og delårsregnskaper samt risikorapporter og kapitalvurderinger. Styret og administrasjonen tilstreber en åpen og konstruktiv dialog med Finanstilsynet.

Banken har rutiner for finansiell informasjon som skal sikre finansmarkedene korrekt, relevant og tidsriktig informasjon om bankens utvikling og resultater. Informasjon til markedet formidles gjennom kvartalsvise børs- og pressemeldinger, bankens hjemmeside samt regnskapsrapporter. Finansiell rapportering for banken finner sted kvartalsvis i tillegg til årsregnskapet.

I henhold til bankens vedtekter skal valgkomiteen forberede valg til generalforsamlingen, styret og valgkomitè. Valgkomiteen skal sammensettes slik at den har relevant kompetanse i forhold til komiteens og bankens hovedoppgaver. Ved sammensetningen skal det tilstrebes en balanse mellom kjønnene og en geografisk spredning av komiteens medlemmer innen bankens markedsområder.

Generalforsamlingen velger en valgkomite med 5 medlemmer og 5 varamedlemmer.  Av disse skal 1 medlem og 1 personlig varamedlem velges av og blant de ansattes medlemmer i generalforsamlingen. Valgkomiteen skal ha representanter fra alle grupper som er representert i generalforsamlingen. Egenkapitalbeviseierne velger på egenkapitalbeviseiermøtet en valgkomité som skal ha 3 medlemmer og 3 varamedlemmer.